DESAIN PERPUSTAKAAN DIGITAL SEBUAH SOLUSI MASA DEPAN
Sungadi
A. Pendahuluan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia desain berarti kerangka bentuk atau rancangan[1]. Desain Perpustakaan Digital dapat diartikan sebagai rancangan atau kerangka bentuk perpustakaan digital. Definisi Perpustakaan Digital menurut Lesk (1997): “Perpustakaan Digital adalah koleksi informasi digital yang terorganisir. Ia merupakan kumpulan berbagai kombinasi informasi, arsip bersejarah berupa digital terstruktur yang disajikan dengan jaringan komputer”. Sementara itu menurut Arms (2000), Perpustakaan digital adalah suatu koleksi informasi digital yang disusun secara sistematis yang disajikan dan dapat diakses menggunakan jaringan komputer[2]. Sedangkan menurut Digital Libraries Federation di Amerika Serikat, Perpustakaan Digital didefinisikan sebagai berikut: “Perpustakaan digital adalah lembaga yang menyediakan sumber daya, mencakup tenaga ahli, untuk memilih, menghimpun, menawarkan akses intelektual untuk, menginterpretasikan, menyebarluaskan, memelihara integritas koleksi digital dari waktu ke waktu sehingga koleksi siap dan selalu tersedia untuk dimanfaatkan bagi masyarakat pencari informasi”[3].
Dari uraian di atas, dapat didefinisikan bahwa Perpustakaan Digital adalah sumber daya dan tenaga ahli yang berfungsi memilih, menghimpun, mengorganisir, menyebarluaskan, dan memelihara integritas koleksi informasi digital dari waktu ke waktu, yang disajikan dan dapat diakses oleh pemburu informasi dengan menggunakan jaringan komputer.
Pada era informasi dimana Internet sebagai media yang mudah dimanfaatkan oleh berbgai lapisan masyarakat di seluruh penjuru dunia, istilah E-Books (Buku Elektronik), E-Journal (Jurnal Elektronik), Local Content (Koleksi Kelembagaan), Digital Library (Perpustakaan Digital), E-Library (Perpustakaan Elektronik), dan Virtual Library (Perpustakaan Maya) merupakan istilah yang tidak asing bagi para pemburu informasi.
Dengan semakin melimpahnya koleksi tercetak dari hari ke hari, terbatasnya tempat/ruang perpustakaan, dan dalam upaya melestarikan sumber informasi dalam jangka waktu yang lama, maka diperlukan adanya solusi yang tepat untuk mengatasi masalah itu. Di sisi lain pemanfaatan teks informasi secara elektronik dari waktu ke waktu semakin terus berkembang. Mengacu keberadaan perpustakaan di berbagai tempat (utamanya Perpustakaan Perguruan Tinggi) menunjukkan bahwa pada umumnya pengguna perpustakaan lebih senang menggunakan “format elektronik” dari pada teks tercetak, (printed materials) khususnya untuk koleksi jurnal (Sweetland, 2002 )[4]. Fenomena ini tentunya memerlukan jalan keluar yaitu adanya pengembangan sistem manajemen konvensional ke arah manajemen modern.
Untuk mewujudkan pengembangan manajemen modern, diperlukan adanya sarana dan prasarana pendukung serta sumber dana dan sumber daya manusia yang memadai.
Penulis akan mencoba untuk membahas bagaimana mendesain perpustakaan digital dengan melihat kondisi riil yang ada dilingkungan kita.
B. Manfaat Perpustakaan Digital
Seperti sudah disebutkan di atas bahwa pencari informasi lebih menyukai informasi yang dikemas dalam format elektronik daripada koleksi tercetak. Sesungguhnya manfaat perpustakaan digital tidak hanya dirasakan oleh pencari informasi akan tetapi juga dapat dirasakan oleh pustakawan atau pegawai yang bertugas di perpustakaan.
Untuk memperoleh sumber informasi yang diperlukan pada perpustakaan konvensional, pemakai harus datang ke perpustakaan. Kebalikannya pada perpustakaan digital, perpustakaanlah yang akan mengunjungi pencari informasi yang diinginkannya melalui jaringan komputer yang tersambung pada Internet. Dengan melalui jaringan Internet, maka banyak informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna.
Dengan jasa Internet (dunia maya) maka pertukaran informasi berjalan sangat cepat, sehingga sumber-sumber informasi pada perpustakaan digital tersedia dalam kondisi yang selalu baru. Hal lain yang tidak kalah penting dalam jaringan tersebut adalah adanya resource sharing (berbagi sumber informasi) untuk pencari informasi dari berbagai lembaga serta adanya sambungan ke berbagai sumber informasi tertentu dalam jumlah banyak (linking). Penerbit juga tidak ingin ketinggalan sebagaimana yang dilakukan oleh pengelola perpustakaan digital yang menawarkan sumber informasinya secara online, mereka juga selalu mengupdate data informasinya dalam waktu yang sangat cepat dan real time. Selain itu, format-format baru sumber informasi juga dapat diwadahi dalam perpustakaan digital ini.[5]
Adapun manfaat lain yang dapat diperoleh dengan perpustakaan digital adalah sebagai berikut[6] :
1. Bagi Pencari Informasi :
a. Menghemat waktu
b. Menghemat tenaga
c. Menghemat tempat
d. Menghemat biaya
e. Memperoleh informasi yang paling baru dengan cepat
f. Mempermudah akses informasi dari berbagai sumber
g. Memberikan solusi secara mudah untuk memindah dan mengubah bentuk informasi untuk berbagai
kepentingan, dsb.
2. Bagi Perpustakaan dan Pustakawan
a. Menghemat anggaran
b. Memperingan pekerjaan
c. Meningkatkan layanan
d. Menghemat ruangan/tempat
e. Menumbuhkan rasa bangga
f. Menghemat sumber daya manusia
g. Menghemat waktu
h. Menghemat peralatan
i. Meningkatkan Citra Perpustakaan
C. Faktor-faktor yang Menjadi Pertimbangan dalam Mendesain Perpustakaan Digital
Banyak faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membangun perpustakaan digital. Beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
1. Analisis kebutuhan (Need Analysis)
Dalam menganalisis kebutuhan untuk membangun perpustakaan digital ini, maka perlu mempertimbangkan
visi dan misi perpustakaan berikut ini [7] :
a. Visi Perpustakaan FPSB UII
Menjadi Perpustakaan sebagai Pusat Informasi dan Pusat Kegiatan Pembelajaran yang mengutamakan
keunggulan, profesionalisme, integritas, dan berstandar internasional di bidang pendidikan, penelitian,
pengabdian pada masyarakat, dan dakwah Islamiyah dengan berkomitmen pada nilai-nilai Islam dan
menjunjung tinggi keberagaman budaya Indonesia.
b. Misi Perpustakaan FPSB UII
1) Mengembangkan peran perpustakaan sebagai penghimpun, pengelola, penyaji, dan penyebar informasi
(information delivery).
2) Mengefektifkan fungsi sumberdaya perpustakaan (tenaga, koleksi, dan sarana prasarana) untuk
mengoptimalkan peran perpustakaan sebagai pusat informasi.
3) Meningkatkan kualitas SDM agar semakin memiliki kompetensi dalam pengelolaan perpustakaan
menjadi lingkungan (environment) yang mampu memacu motivasi pengguna untuk belajar.
4) Menjadikan perpustakaan sebagai kekuatan untuk meningkatkan mutu pendidikan, dan alumni
mempunyai bobot akademik yang tinggi di masyarakat.
5) Mengadopsi teknologi informasi sebagai sarana untuk memacu pengembangan kepustakawanan dan
kualitas pelayanan perpustakaan.
6) Berperan serta mengemban amanah bagi visi UII sebagai kampus rahmatan lil ’alamin dengan
menyediakan koleksi guna menunjang catur dharma (pendidikan, penelitian, pengabdian pada
masyarakat dan dakwah Ismaiyah).
Dengan mengacu pada visi dan misi perpustakaan FPSB UII tersebut, maka untuk membangun
perpustakaan digital diperlukan infrastruktur dan tenaga yang memadai. Infrastruktur ini antara lain meliputi:
1) Perangkat komputer (hardware) berfungsi sebagai server untuk menampung data informasi dan software
(perangkat lunak) untuk menjalankan program.
2) Scanner (mesin digitasi) berfungsi untuk mendigitalisasi bahan tercetak yang meliputi: skripsi/tesis/disertasi
dosen dan pustakawan, skripsi mahasiswa, tugas akhir mahasiswa, hasil penelitian dosen dan
pustakawan, makalah presentasi sivitas akademika, prosiding, jurnal UII, Laporan Tahunan UII, Akta
Perjanjian, dan Dokumen penting lainnya.
3) Provider untuk Internet yang berfungsi sebagai penghubung akses dalam mencari dan menyebarluaskan informasi.
4) Jaringan Telepon yang berfungsi sebagai sarana berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait.
5) Aliran listrik yang cukup digunakan untuk mengoperasikan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan perpustakaan digital.
6) Dan tersedianya tenaga teknis yang mengoperasikannya yang berperan sebagai penghimpun, pengolah, dan mendistribusikan informasi.
2. Studi Kelayakan (Feasibility Study)
Setelah penentuan kebutuhan dan tujuan sudah dilakukan, maka tahap berikutnya adalah melakukan studi kelayakan yang penilaiannya meliputi tiga (3) komponen antara lain[8] :
a. Secara teknis layak (Technically feasible).
b. Secara ekonomi menguntungkan (Economically profitable).
c. Secara sosial dapat diterima (Socially acceptable).
2.a. Secara teknis layak (Technically feasible)
Kelayakan secara teknis ini mutlak diperlukan dalam mendesain perpustakaan digital, karena perpustakaan digital itu membutuhkan dan tidak dapat dipisahkan dari infrastruktur dan tenaga yang memadai seperti adanya hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), provider untuk Internet, jaringan telepon, jaringan listrik yang cukup, dan tersedianya tenaga teknis yang dapat mengoperasikannya.
Secara teknis, dengan melihat manfaat tersebut di atas dan kondisi real di lapangan, maka Perpustakaan Digital FPSB UII yang difokuskan pada local content layak untuk direalisasikan.
2.b. Secara ekonomi menguntungkan (Economically profitable)
Ukuran untung atau rugi, tidak semata-mata hanya dilihat dari aspek uang dan materi, akan tetapi aspek untung di sini mencakup masalah optimalisasi pelayanan, efektifitas dan efisiensi kerja, serta integritas koleksi dalam jangka panjang. Dengan melihat aspek manfaat yang akan diperoleh, maka secara ekonomi perpustakaan digital sangat menguntungkan bagi institusi sehingga Perpustakaan Digital FPSB UII layak untuk diwujudkan.
2.c. Secara sosial dapat diterima (Socially acceptable).
Rencana pembangunan pepustakaan digital ini sudah disosialisasikan kepada para pencari informasi antara lain kepada : mahasiswa, dosen, karyawan, dan alumni FPSB UII dengan cara memberikan pertanyaan melaui angket. Hasil survei menunjukkan bahwa 95% mereka menyatakan setuju, 4% menyatakan tidak setuju, dan 1% tidak memberikan tanggapan (abstain). [data fiktif]
Analisa aspek sosial ini juga dapat menyangkut aspek hukum. Kita harus tetap menjunjung tinggi hukum terutama yang menyangkut Undang-Undang Hak Cipta. Misalnya pengguna tidak diperbolehkan dengan bebas me”scan” koleksi, dilarang mengkopi paste informasi/file, mengirim data via e-mail, dan informasi lainnya yang dimiliki oleh perpustakaan tanpa seizin pemilik hak ciptanya. Dengan mempertimbangkan hasil sosialisasi dan aspek hukum tersebut, maka Perpustakaan Digital FPSB UII sudah saatnya untuk didirikan.
3. Memilih software
Dalam membangun Perpustakaan Digital FPSB UII kita akan menggunakan software open source Greenstone. Greenstone adalah suatu perangkat lunak sumber daya menyeluruh yang diciptakan untuk menggambarkan gagasan dalam membukukan dan membentuk suatu basis data untuk perpustakaan digital milik kita. Greenstone adalah perangkat lunak Perpustakaan Digital dengan tersedia bebas dan gratis yang terdapat pada www.greenstone.org/ Program Greenstone sangat lengkap dan fleksibel serta mudah penggunaannya. Sistem operasional dapat diperluas untuk membangun perpustakaan digital. Greenstone telah secara luas dan menyebar secara internasional dan sedang digunakan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa dan para agen informasi terkait yang memberikan informasi tentang kemanusiaan di negara berkembang. Kemampuan untuk membangun koleksi perpustakaan digital baru, terutama sekali di negara berkembang, sedang dipromosikan dalam suatu proyek kerjasama dengan didukung oleh UNESCO untuk membagi-bagikan perangkat lunak perpustakaan digital Greenstone.[9]
Kreteria pemilihan software tersebut telah mempertimbangkan berbagai hal antara lain meliputi[10]:
3.1. Access Points
Software yang baik adalah software yang memiliki access points atau jangkauan akses secara luas, paling tidak data yang kita miliki itu dapat ditelusur melalui judul, pengarang, nomor klasifikasi dan subjek atau kombinasi dari keempatnya.
3.2. User Friendly
Software ini sangat familier dan mudah digunakan, sehingga para pencari informasi dalam waktu singkat dapat menggunakannya walupun hanya latihan sebentar.
3.3. Sustainability
Membangun perpustakaan digital berarti membangun untuk jangka panjang. Supaya investasi yang ditanamkan tidak terbuang sia-sia, maka perlu dipertimbangkan dengan hati-hati tentang keberlanjutan software yang kita beli. Program Greenstone dapat diperoleh secara gratis, sangat lengkap dan fleksibel serta mudah penggunaannya. Sistem operasional dapat diperluas untuk membangun perpustakaan digital. Greenstone telah secara luas dan menyebar secara internasional dan sedang digunakan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa.
3.4. Price
Umumnya kita akan menghadapi masalah dalam mempertimbangkan harga. Software yang baik biasanya harganya relatif mahal, sementara software yang murah/gratis biasanya kurang dapat memuaskan kebutuhan kita. Untuk mengantisipasi hal ini maka diperlukan staf IT yang memiliki kompetensi di bidang teknologi dan informasi, sehingga segala kesulitan akan segera teratasi. Greenstone sekalipun software gratis, akan tetapi dengan adanya kebebasan mengembangkan perangkat lunak tersebut maka kekhawatiran itu tidak akan terjadi.
3.5. Antisipatif terhadap Hak Cipta, Plagiarisme, dan Preservasi
Untuk mengantisipasi pelanggaran hak cipta dan plagiarisme, maka software yang akan digunakan telah dilengkapi dengan perangkat anti bajak dan anti plagiarisme. Alat ini dapat memantau semua aktivitas para pemburu informasi ketika mereka melakukan akses informasi, mulai dari penelusuran, download, dan kirim e-mail semua akan terpantau dengan software ini. Kecuali dapat mengatasi pelanggaran hak cipta dan plagiarisme, software yang ada juga akan mampu memelihara dari setiap virus yang mungkin masuk sehingga keadaan koleksi akan terjaga kemanannya.
4. Pelaksanaan
Dalam membangun koleksi digital dibutuhkan kemampuan skil (keahlian) yang memadai dan planning yang matang, antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut:
a. Digitasi
Digitasi adalah kegiatan proses konversi materi cetak atau analog melalui scanning menjadi materi digital atau elektronik, digital photograph, atau teknik lainnya. Banyak hal yang perlu mendapatkan pertimbangan dalam proses digitasi antara lain terkait dengan masalah waktu, tenaga dan biaya. Dalam hal ini diperlukan sebuah tim khusus untuk menangani masalah ini. Tim tersebut terdiri dari unsur rektorat bidang keuangan, dekanat, pustakawan, dan ahli IT.
Materi koleksi yang akan dilakukan digitasi meliputi :
1) Skripsi/tesis/disertasi dosen dan pustakawan
2) Skripsi dan tugas akhir mahasiswa
3) Hasil penelitian dosen dan pustakawan
4) Makalah presentasi sivitas akademika
5) Prosiding
6) Jurnal terbitan UII
7) Laporan Tahunan UII
8) Akta Perjanjian
9) Dan dokumen penting lainnya
b. Waktu Pelaksanaan
Proses digitasi diperkirakan membutuhkan waktu satu (1) tahun dengan jadwal sebagai berikut:
c. Susunan Tim Pelaksana Digitasi
d. Rencana Anggaran Biaya Digitasi
e. Pasca Digitasi
Pasca digitasi, pekerjaan membangun perpustakaan digital belum selesai. Masih ada hal yang perlu dilakukan dalam membangun perpustakaan digital agar keberadaannya dapat berlanjut selama informasi masih dibutuhkan manusia. Untuk menghemat pekerjaan pustakawan, maka serah terima koleksi kelembagaan (local content) tidak lagi berupa bahan cetak (hard copy), tetapi berupa soft copy. Penerimaan soft copy dapat dilakukan dengan cara mahasiswa/dosen/pustakawan menyerahkan koleksinya dalam bentuk CD/DVD, e-mail, atau dengan anjungan mandiri (self service).
5. Evaluasi
Sebagaimana program dan aktivitas perpustakaan konvensional, evaluasi pembangunan perpustakaan digital secara berkala perlu dilakukan. Evaluasi bertujuan untuk mengetahui seberapa besar keberadaan perpustakaan digital dapat memenuhi keinginan pengguna. Dalam melakukan evaluasi diperlukan data pendukung berupa report, yang meliputi berapa jumlah rata-rata pengujung per harinya, informasi/koleksi bidang apa yang paling banyak diminati, jumlah koleksi diterima per bulan, tingkat kepuasan pelanggan, dan lainnya. Dari hasil evaluasi akan dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan apakah program perpustakaan digital perlu disempurnakan, diteruskan, atau dibatalkan. Dari hasil pemantauan melalui report dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
PENUTUP
Tidaklah mudah membangun perpustakaan digital, hal ini disebabkan perlu adanya perencanaan yang matang dan studi kelayakan secara cermat pada aspek ekonomis, teknis, dan sosial. Citra perpustakaan akan terangkat manakala kita mampu membangun perpustakaan digital secara baik. Perpustakaan bercitra baik akan membuat pimpinan menaruh kepercayaan penuh kepada pustakawan, sehingga dengan sendirinya citra pustakawan ikut terangkat pula. Apabila tingkat kepercayaan pimpinan terhadap perpustakaan sudah tinggi, maka program-program yang diajukan oleh perpustakaan akan mendapat dukungan secara penuh dan pihak fakultas/universitas dengan mudah akan memberikan persetujuannya.
Catatan kaki:
[1] Kamus Bahasa Indonesia Edisi ke-3, 2005. Jakarta : Balai Pustaka.
[2] http://scigate.ncsi.iisc.ernet.in/raja/is214/is214-2005-01-04/topic-1.htm
[3] http://www.diglib.org/about/dldefinition.htm
[4] Sweetland, James H. dalam Harmawan. Electronic Text: How Do We Manage ? Library Collection Development & Management, July 2002.
[5] Septiantono, Tri. Sistem Informasi Perpustakaan Digital. Dimuat pada http://www.konsultanperpustakaan.com/
[6] Harnawan. Membangun Perpustakaan Digital : Suatu Tinjauan Aspek Manajemen
dimuat pada http://digilib.uns.ac.id/
[7] Sungadi. Visi dan Misi Perpustakaan FPSB UII. Tugas Mata Kuliah Manajemen Koleksi, 2010. Tidak Diterbitkan
[8] [10] Soekartawi, 2003. E-Learning di Indonesia dan Prospeknya di Masa Mendatang (disampaikan pada Seminar Nasional “E-Learning Perlu E-Library” di Universitas Kristen Petra Subaya pada tgl. 3 Februari 2003).
[9] Witten, Ian H. Dan Bainbridge, David. 2003. How to Build a Digital Library. Amsterdam: Morgan Kaufmann Publishers.
REFERENSI
Harnawan. Membangun Perpustakaan Digital : Suatu Tinjauan Aspek Manajemen.
Dimuat pada http://digilib.uns.ac.id/
http://scigate.ncsi.iisc.ernet.in/raja/is214/is214-2005-01-04/topic-1.htm
http://www.diglib.org/about/dldefinition.htm
Kamus Bahasa Indonesia Edisi ke-3, 2005. Jakarta : Balai Pustaka.
Septiantono, Tri. Sistem Informasi Perpustakaan Digital. Dimuat pada http://www.konsultanperpustakaan.com/
Soekartawi, 2003. E-Learning di Indonesia dan Prospeknya di Masa Mendatang (disampaikan pada Seminar Nasional “E-Learning Perlu E-Library” di Universitas Kristen Petra Subaya pada tgl. 3 Februari 2003).
Sungadi. 2010. Visi dan Misi Perpustakaan FPSB UII. Tugas Mata Kuliah Manajemen Koleksi, Tidak Diterbitkan.
Sweetland, James H. dalam Harmawan. Electronic Text: How Do We Manage ? Library Collection Development & Management, July 2002.
Witten, Ian H. Dan Bainbridge, David. 2003. How to Build a Digital Library. Amsterdam: Morgan Kaufmann Publishers.
